Dokumenty z kontroly spisové služby v obci.
Ministerstvo vnitra, odbor archivní správy a spisové služby – Moravský zemský archiv v Brně, pracoviště okresní archiv Kroměříž – provedlo u obce 14.7.2016 kontrolu spisové a archivní služby.
Kompletní protokol si můžete prohlédnout zde.
Na protokol o kontrole navazuje dokument Závěry kontroly spisové služby MV, vyhotovený nadřízeným orgánem, tedy Moravským zemským archivem v Brně (omylem je uvedeno datum 3.7.2016 namísto 3.8.2016).
V dokumentu se v bodě 1 a 7 konstatuje:
Nadřízený orgán MZA Brno potvrdil opodstatněnost mého podezření v nepoužívání spisové služby doloženého na konkrétních případech.
Protokol o kontrole ze dne 27.7.2016 pro mne z neznámého důvodu v kontrolním zjištění konstatuje „pochybení dlouholeté pracovnice Obecního úřadu“.
Kontrolovaným subjektem při této kontrole je právnická osoba (v našem případě Obec Kostelec u Holešova) a nikoliv fyzická osoba (např. zaměstnanci Obce Kostelec u Holešova). Proto jsme na nadřízený orgán (MZA Brno) zformulovali dotazy ohledně správnosti vyhotoveného Protokolu o kontrole.
- Dotaz 5: V bodě 7 PK kontrolní pracovnice uvádějí pochybení dlouholeté pracovnice OÚ. Porušil někdo jiný předpisy o spisové službě jež byly předmětem kontroly? V PK není o pochybení jiné osoby žádná zmínka.
- Dotaz 7: Pokud jakýkoliv pracovník či orgán OÚ vytvoří obecní dokument, vytiskne jej, podepíše a odešle vně úřadu, je pouze a jenom na autorovi tohoto dokumentu, aby si vyžádal č.j. a nechal dokument zapsat do spisové služby. Pracovník obsluhující spis. službu nemůže vědět o dokumentu, který si někdo jiný jménem OÚ vytvoří. … Konkrétně se jedná o 6 rozhodnutí kácení stromů, které sám p. Hlobil v období od 12.11.2014 do 13.10.2015 vytvořil, podepsal a nenechal si opatřit č.j.; takto vytvořená rozhodnutí předložil osobně České inspekci životního prostředí při kontrole dne 14.12.2015 a dále e‑mailem dne 5.2.2016 odeslal oprávněnému (Ing. Žůrek) na základě jeho vyžádání dle 106/1999 Sb.. Je dokladováno, že autor (p. Hlobil) těchto 6 dokumentů dvakrát poskytnul vně OÚ, aniž by si je nechal opatřit č.j. a nechal zapsat do spisové služby.
Nadřízený orgán MZA Brno potvrdil, že veškerá uváděná pochybení se týkají Obce Kostelec u Holešova (kontrolovaného subjektu) a netýkají se konkrétních fyzických osob či pracovníků kontrolovaného subjektu.
Komentář závěrem. Přijde mi smutné, že se Obec neohradila proti nepřesným formulacím v protokolu. Na ZZO 16 jsem se dotázal, proč jsme tak jako Obec neučinili. Odpověď „přece by jsme si to nerozházeli s nadřízenými orgány“ se mi jeví jako nedůstojná. Postoj vedení Obce v této záležitosti mi přijde rozpolcený. Na jedné straně se vedení Obce zdráhá bránit oprávněné zájmy obce, na druhé straně nepřesnou formulaci z protokolu použije v citacích a odkazech ve vytýkacím dopisu pracovnici obce.